Regolamento
Regolamento della Biblioteca Fondo Antico e dell'Archivio Storico del Comune di Velletri
Art. 1 - Ambito e finalità del servizio
Il presente regolamento disciplina l'accesso e la consultazione dei documenti conservati presso la Biblioteca Fondo Antico e l'Archivio Storico del Comune di Velletri, di seguito denominato B.A.S.C. (acronimo per Biblioteca Fondo Antico e Archivio Storico del Comune di Velletri), nonché la riproduzione del materiale e i diritti di pubblicazione, nel rispetto della vigente normativa nazionale sulla tutela, conservazione e valorizzazione dei beni culturali di cui al D. Lgs. n. 42/2004 "Codice dei Beni Culturali e del paesaggio" e successive modificazioni. Gli archivi e i singoli documenti dell'Ente sono beni culturali, sono soggetti al regime del demanio pubblico, sono inalienabili e obbediscono alle disposizioni legislative in materie di beni culturali di cui all'art. 54 del D. Lgs 42/2004 e successive modifiche ed integrazioni.
Le finalità principali perseguite dal B.A.S.C. sono: • la salvaguardia, la tutela e la valorizzazione degli esemplari antichi, rari e di pregio e dei documenti di archivio di sua proprietà; • offrire agli studenti, studiosi e ricercatori la possibilità di consultare i fondi storici per motivi di studio e di ricerca; • la promozione, sotto qualsiasi forma ritenuta efficace e nell'ambito delle iniziative programmatiche dell'Amministrazione Comunale, di studi e ricerche di carattere storico, sociale, artistico, archivistico e bibliologico che abbiano come fonti primarie e privilegiate i fondi archivistico-librari del B.A.S.C. di Velletri; • la cura e le edizioni della rinnovata collana editoriale dei "Quaderni della Biblioteca e dell'Archivio Storico Comunale", quale strumento di diffusione e divulgazione dei sopraddetti studi e ricerche_
Le raccolte oggetto del presente regolamento sono conservate presso la sede di Palazzo Cinelli in via del Comune 34, Velletri.
Art. 2 - Principali fondi
Il B.A.S.C. di Velletri ha sede nello storico Palazzo Cinelli di Velletri. La Biblioteca Fondo Antico si occupa della conservazione, valorizzazione e tutela delle proprie collezioni librarie. La Biblioteca Fondo Antico possiede un ricco patrimonio librario antico, tra cui incunaboli, volumi manoscritti (prevalentemente di interesse locale), un significativo numero di Cinquecentine ed edizioni dei secoli XVII, XVIII, XIX e XX secolo, La prima attestazione della presenza a Velletri di una biblioteca risale al 1734. Il patrimonio bibliografico fu progressivamente arricchito da libri appartenuti alle congregazioni religiose soppresse, da vari lasciti e donazioni di privati (tra cui quella del cardinale Stefano Borgia alla fine del Settecento e, nel corso dell'Ottocento, quella degli Archivi dell'Accademia Volsca Veliterna).
L'Archivio Storico Comunale raccoglie e conserva í documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni e destinati alla conservazione permanente derivanti dalle attività del Comune di Velletri, a garanzia della salvaguardia della memoria storica dell'Ente e della comunità locale. I documenti archivistici più antichi risalgono al XV secolo. Fanno parte dell'Archivio Storico Comunale due fondi "speciali"quali il Fondo Pergamene (dal XIII al XVIII sec.) e il Fondo Magni, costituito da disegni e documenti dell'architetto velitemo Giulio Magni (1859-1930).
Nei locali di Palazzo Cinelli è custodito anche l'Archivio Storico Notarile che raccoglie documenti dalla fine del XIV secolo. Sono presenti anche alcune centinaia di volumi provenienti dai soppressi archivi di Cori, Valmontone, Montefortino (l'attuale Artena) ed alcuni di Cisterna, Rocca Massima, Sermoneta e Nonna.
Art. 3 - Principi di gestione
Il B.A.S.C. di Velletri è gestito in conformità ai programmi e agli indirizzi stabiliti dagli organi di governo, che assegnano agli organi gestionali gli obiettivi da raggiungere e le risorse umane, finanziarie e strumentali necessarie. Il B.A.S.C. di Velletri è gestito direttamente con il personale dell'Ente che potrà avvalersi anche di figure professionali specifiche esterne, tramite apposite convenzioni, ma sempre nel rispetto degli standard di qualità previsti dalla normativa vigente. Il bilancio preventivo annuale e triennale del Comune di Velletri garantisce dotazioni finanziarie adeguate per il funzionamento del B.A.S.C. per il perseguimento delle finalità declinate nel presente regolamento.
Al B.A.S.C. di Velletri è garantita una dotazione stabile di personale con competenze e in quantità adeguate, ferma restando la possibilità di erogare i servizi, anche solo parzialmente, grazie soggetti esterni, pubblici o privati, comprese le associazioni di volontariato, tramite apposita convenzione e/o contratto di servizio. Per svolgere compiutamente le sue funzioni il B.A.S.C. può avvalersi anche di tirocinanti provenienti da Facoltà universitarie il cui indirizzo di studi sia coerente con la missione e la natura della Biblioteca Fondo Antico, dell'Archivio Storico e dell'Archivio Storico Notarile.
Art. 4 - Accesso ai locali e consultazione
L'accesso alle sale è gratuito ed è consentito solo nei giorni e negli orari di apertura, fino ad esaurimento dei posti a sedere nelle sale studio. Per consentire al personale l'individuazione e la predisposizione del materiale e per regolamentare l'afflusso degli studiosi, è preferibile anticipare le richieste di consultazione del materiale documentario telefonicamente o via mail.
La consultazione dei documenti è consentita solo a coloro che hanno compiuto il 18° anno di età previa presentazione di richiesta scritta, compilata su apposito modulo, e di un documento di identità valido. Nella richiesta da consegnare al personale è necessario indicare l'argomento e lo scopo della ricerca. I minori di anni 18 potranno effettuare la consultazione se accompagnati da persona maggiorenne che provvederà alla presentazione della richiesta sopra descritta.
Il numero massimo di richieste giornaliere di consultazione è
- per il fondo librario di 4 opere (per un massimo di 6 volumi complessivi);
- per gli archivi storici di 4 faldoni/cartelle o volumi.
Questo limite potrà essere superato per validi motivi indicati nella richiesta e dopo una valutazione del personale del B.A.S.C. compatibilmente alle esigenze di servizio. La distribuzione cessa mezz'ora prima della chiusura.
I documenti conservati nell'Archivio Storico Comunale e nell'Archivio Storico Notarile sono liberamente consultabili, fatte salve le riserve di legge e le disposizioni del D.Lgs. n. 42/2004 e successive modifiche, che riguardano:
- i documenti di carattere riservato, riguardanti la politica estera o interna dello Stato, relativi ad affari degli ultimi cinquant'anni;
- i documenti contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.
Restano ferme le attribuzioni del Ministero dell'Interno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultazione ai sensi dell'articolo 1 del D.P.R. n. 854/1975 e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n.196.
Non sono ammessi alla consultazione coloro che, per gravi motivi, siano stati esclusi da altri archivi storici e/o biblioteche.
Gli studiosi dovranno depositare le borse negli appositi armadietti portaborse qualora disponibili. Gli utenti sono tenuti a firmare un apposito registro di presenza indicando l'ora di arrivo e uscita dalla struttura.
E' consentito introdurre nella sede del B.A.S.C. di Velletri previa autorizzazione:
- volumi o fotocopie propri esclusivamente se necessari alla consultazione di opere della Biblioteca;
- computer portatili;
- macchine fotografiche o digitali per gli usi consentiti ed autorizzati e per dichiarati motivi di studio.
Nelle sale di consultazione è vietato:
- danneggiare, in qualsiasi modo, il patrimonio della Biblioteca;
- fare segni o scrivere anche a matita sui libri e documenti della Biblioteca;
- disturbare, in qualsiasi modo, l'attività di studio e consultazione;
- fumare;
- adoperare telefonini portatili;
- introdurre e consumare ogni genere di cibo e di bevande;
- accedere ai depositi librari senza autorizzazione, che può essere concessa per motivi dí sola comprovata eccezionalità.
- alterare in qualsiasi modo e con qualsiasi mezzo lo stato dei documenti in consultazione e degli arredi;
- è vietato scrivere sovrapponendo fogli o quaderni ai documenti richiesti, apporre note o richiami sui documenti (anche a matita) e alterarne l'ordine.
Lo studioso è tenuto a comunicare ogni eventuale lacuna o errata collocazione del materiale richiesto.
I documenti devono essere consultati esclusivamente alle postazioni assegnate. I manoscritti, le opere del XVI secolo e le opere particolarmente rare dovranno essere consultate esclusivamente nella Sala Informazioni/Distribuzione.
Al lettore potrebbe essere richiesto di indossare guariti per la consultazione messi a disposizione dalla struttura stessa per evitare il contatto diretto con gli originali.
Qualora la consultazione riguardi fascicoli e miscellanee costituite da fogli sciolti, l'utente deve rispettare e mantenere l'ordine assegnato alle carte; nel caso in cui il lettore riscontrasse un ordine errato dei fascicoli e dei fogli nelle singole buste, una manomissione e mancanza, è tenuto a darne immediata comunicazione al personale della Biblioteca.
A consultazione avvenuta il materiale consultato deve essere riconsegnato al personale della struttura, insieme al relativo modulo di richiesta. Al momento della restituzione, in presenza dell'Utente, può essere verificata l'integrità del documento visionato e viene apposto il "Visto per riconsegna" sulla scheda di richiesta che sarà archiviata. Ultimata la consultazione è possibile lasciare i documenti in deposito per IO giorni per non più di 2 buste o volumi contemporaneamente e purché non si tratti di documenti di particolare pregio. Per speciali motivi di conservazione e tutela, il responsabile del servizio si riserva in alcuni casi di non consentire la consultazione di documenti di particolare pregio e rarità e in precario stato di conservazione, nonché di far consultare, al posto dell'originale del documento richiesto, riproduzioni, qualora ne disponga, su qualsiasi supporto. Il materiale archivistico e librario è escluso dal prestito. Il prestito per mostre può essere accordato acquisiti i pareri delle competenti Soprintendenze in base a quanto previsto dal Codice dei Beni Culturali e dalla normativa vigente
Art. 5 - Strumenti di consultazione
Gli strumenti principali per l'accesso ai documenti conservati nelle sale del B.A.S.C. di Velletri sono rispettivamente:
• un catalogo alfabetico per autori a schede manoscritte rilegate in piccoli volumi, riguardante il fondo antico delle opere manoscritte e a stampa, un elenco dattiloscritto degli autori e delle opere presenti nei manoscritti e un sommario elenco dei volumi in formato digitale; • un inventario dell'Archivio Storico del Comune di Velletri, un inventario dell'Archivio Notarile, un inventario del fondo Giorgi Toruzzi, un inventario del Fondo Magni, un inventario del fondo Bandi-Editti, un inventario del fondo pergamene. Gli ultimi versamenti sono consultabili invece nella Sala Informazioni/Distribuzione mediante un elenco di consistenza.
Art. 6 - Riproduzioni del materiale
Non è possibile effettuare fotocopie dei documenti conservati nella struttura. Compatibilmente con lo stato di conservazione è possibile, previa autorizzazione scritta,eseguire delle fotografie anche in formato digitale dei documenti che si vuole riprodurre.
Nessun canone è dovuto per le riproduzioni richieste da privati per uso personale o per motivi di studio, ovvero da soggetti pubblici per finalità di valorizzazione. I richiedenti sono comunque tenuti al rimborso delle spese sostenute dall'amministrazione concedente (art. 108 c.3 del D.Igs. 42/2004).
La ripresa fotografica deve essere svolta in modo da non arrecare danno al documento, e nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti. Disegni, mappe, miniature, pergamene, materiale rilegato o cucito sono riproducibili solo con mezzi fotografici, senza contatto (per fotocopia o scansione), sotto il diretto controllo del personale. Le richieste di riproduzione devono essere fatte sull'apposito modulo disponibile nella Sala Informazioni/Distribuzione, dichiarando esplicitamente che l'utilizzo che verrà fatto delle stesse è relativo a studio e ricerca e non a scopi di lucro o commerciali. Il numero limite di scatti giornaliero è di 10. Potrà essere autorizzato un numero superiore di scatti in base alle particolari motivazioni espresse nella richiesta.
Lo studioso è tenuto a far pervenire al B.A.S.C. una copia dei dati digitali e due esemplari delle pubblicazioni concernenti il materiale consultato di cui abbia ottenuto o realizzato una riproduzione.
Le richieste di riproduzione per motivi commerciali sono soggette al pagamento dei seguenti corrispettivi :
- libri con tiratura inferiore alle 2.000 copie e con prezzo di copertina inferiore a € 77,47, periodici di natura scientifica e pubblicazioni promosse dal Comune di Velletri: esenzione dal pagamento delle tariffe per i diritti di riproduzione;
- Pubblicazioni in una sola lingua e diffuse in un solo paese: o € 50 per ogni fotografia in bianco e nero; o € 150 per ogni fotografia a colori;
- Diritti mondiali: o E 100 per ogni fotografia in bianco e nero; o € 300 per ogni fotografia a colori.
Modalità di pagamento:
Il pagamento anticipato dovrà essere effettuato mediante versamento sul C/C intestato a Comune di Velletri o mediante bonifico bancario alla Tesoreria Comunale con la seguente causale: Diritti di riproduzione materiale fondo antico e archivio storico (per la modulistica ci si deve rivolgere al Responsabile del Servizio). La documentazione attestante l'avvenuto pagamento dovrà essere consegnata al responsabile del servizio prima di effettuare le riproduzioni.
L'autorizzazione alla pubblicazione sarà concessa in via non esclusiva, per una volta sola e sarà incedibile e intrasferibile. Le fotografie ottenute non potranno essere nuovamente pubblicate senza preventiva autorizzazione da parte dell'Amministrazione e pagamento dei corrispettivi. Le fotografie pubblicate dovranno essere corredate dalla seguente dicitura: Velletri, B.A.S.C. e con la dicitura della collocazione/segnatura e criteri di tracciabilità delle foto che verrà indicata dal responsabile del servizio. Dovranno essere inviate al B.A.S.C. di Velletri una copia dei dati digitali e due esemplari delle pubblicazioni per le quali saranno utilizzate fotografie tratte dai fondi conservati presso Palazzo Cinelli.
Le richieste di riproduzione per motivi commerciali dì documenti contenuti nell'Archivio Storico Notarile saranno sottoposte, per la relativa autorizzazione, per gli eventuali rimborsi e canoni dovuti, all'autorità archivistica competente.
Per quanto non precisato nel presente regolamento si rimanda alla normativa e ai regolamenti vigenti in materia, con particolare riferimento al D. Lgs. n.42/2004 e successive modificazioni e al D. Lgs. n. 198/2003 "Codice in materia di protezione dei dati personali" e successive modifiche.